Assistant(e) de direction à la direction de la stratégie, des partenariats et des affaires générales

Date de publication 26/06/2019
Type de poste CDD/ mutation / détachement
Catégorie Adjoint Administratif
Pôle Direction de la Stratégie, des Partenariats et des Affaires Générales
Ville Etampes
Déscription

Missions principales

Assurer le secrétariat et la gestion des dossiers de la Direction de la stratégie, des partenariats et des affaires générales :
• Accueil physique, réception des visiteurs (information et orientation) et accueil téléphonique,
• Communication avec les interlocuteurs et services internes/externes à l’établissement,
• Réception, traitement, orientation des appels et courriels,
• Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda/planning (électronique), gestion des déplacements,
• Traitement, enregistrement, rédaction, mise en forme et envoi des courriers,
• Organisation et préparation des réunions de travail et des rendez-vous,
• Préparation, suivi, reproduction et diffusion de documents,
• Classement, tri, mise à jour et archivage des dossiers,
• Rédaction de comptes rendus ou relevé de conclusions,
• Mise en place et actualisation de bases de données,
• Suivi des dossiers et des suites à donner,
• Suivi des conventions de partenariats avec les différents établissements ou associations (tableau de suivi, mises à jour …),
• Contacts et relances réguliers des partenaires,
• Participation à l’organisation et à la gestion logistique des évènements de l’établissement,
• Gestion des annuaires de l’établissement,
• Mise à jour, sauvegarde des données, création de fichiers,
• Tenue, actualisation, centralisation des fichiers et dossiers,
• Veille réglementaire : réception et diffusion de l’information,
• Traiter et organiser l’ensemble des informations administratives, les relations internes et externes du secrétariat.

Profil

Savoir-faire et connaissances
Formation de type BTS Assistanat de direction
Maîtrise des outils bureautiques (applications Office)
Qualité rédactionnelle (maîtrise de l’orthographe, syntaxe)
Autonomie dans la rédaction et la mise en forme de documents
Techniques de secrétariat (classement, archivage)
Usage des outils de communication (messagerie électronique)
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement de santé
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Qualités et aptitudes
Qualités relationnelles : sens de l’écoute, courtoisie
Sens de l’organisation : capacité à dégager les priorités, esprit de synthèse, rigueur professionnelle
Capacité d’adaptation : réactivité, capacité à gérer les situations d’urgence, résistance au stress
Capacité d’autonomie : sens de l’initiative, anticipation
Respect de la confidentialité : secret professionnel, discrétion
Polyvalence
Ponctualité

Relations professionnelles les plus fréquentes
Personnel de l’établissement pour l’accueil, la transmission d’informations, la prise de rendez-vous
Directions fonctionnelles, services administratifs
Pôles d’activité clinique
Usagers
Autorités en contact avec le directeur (ARS, DGOS, CNG, hôpitaux, administrations …).

Structure EPS Barthélemy Durand
Contact

Pour tout renseignement sur les missions inhérentes au poste , veuillez contacter Mme Barbier, adjointe au directeur de la stratégie, des partenariats et des affaires générales, direction.strategie@eps-etampes.fr ou 01 69 92 52 48. Pour candidater (CV et lettre de motivation) : direction.strategie@eps-etampes.fr et gpec@eps-etampes.fr.

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